Registros no públicos
Aviso referente a los registros judiciales confidencialesBajo la sección 78A-2-229, la distribución de los registros judiciales no públicos fuera de las partes o el tribunal, sin previa autorización judicial, resultará en desacato o un delito menor de clase B. |
Clasificación de los registros judiciales: públicos y no públicos
Los registros judiciales están clasificados en diferentes categorías, tales como: públicos, privados, sellados y protegidos.
Registros públicos
La mayoría de registros de los tribunales de justicia, de distrito y de apelaciones son públicos. Cualquier persona puede acceder y sacar copias de los registros públicos. Regla de Administración Judicial 4-202.02(2)
Registros privados
Algunos registros son privados. Solamente las partes, sus abogados y algunas otras personas pueden ver y sacar copias el registro. Estos son algunos ejemplos de registros privados:
- Petición para el divorcio.
- Solicitud para una orden de protección.
- Petición de la tutela de un adulto
- Moción para la exención de cuotas
- Moción para la exoneración del periodo de espera en divorcios.
- Moción para órdenes temporales en un caso de tutela de un menor.
- Declaración de víctimas afectadas.
- Registro médico.
Regla de Administración Judicial 4-202.02(3)
Registros sellados
Algunos registros están sellados. Aún en este tipo de casos, la información de la existencia del caso no está disponible públicamente. Una persona que desea tener acceso a un registro sellado tendrá que presentar una petición al juez solicitando permiso para desclasificar el registro. A continuación, algunos ejemplos de registros sellados:
- Adopción
- Expurgación (Eliminación de antecedentes penales)
Regla de Administración Judicial 4-202.02(4)
Registros protegidos
Algunos registros están protegidos. En esta categoría se incluyen el resultado del trabajo de un abogado, los registros bajo el privilegio de confidencialidad entre abogado y cliente, el programa de seguridad judicial y algunos registros confidenciales de empresas. Vea la lista completa en la Regla de Administración Judicial 4-202.02(5).
Registros judiciales de menores
Los registros en los casos de los tribunales de menores no son públicos. Estos registros se dividen en dos categorías: registros sociales y registros legales. El tipo de registro determina quién puede acceder a éste.
Se permite el acceso a los registros sociales de los tribunales de menores para:
- la persona del registro, si tiene 18 años de edad o más,
- un padre o un tutor de la persona del registro, si la persona es un menor no emancipado,
- un abogado o persona con poder notarial para la persona del registro,
- una persona con una autorización notarial de la persona del registro o del representante legal del mismo con fecha de no más de 90 días antes de la fecha en que se hizo la solicitud;
- los terapeutas y evaluadores de la persona del registro;
- un litigante representado por sí mismo, un abogado fiscal, un abogado de la defensa, un abogado de menores (Guardian ad Litem) y un Procurador General involucrados en el litigio en el cual se archiva el registro;
- una entidad gubernamental encargada de la custodia, tutela, supervisión protectora, libertad condicional o libertad supervisada de la persona del registro, incluyendo el Departamento de libertad supervisada de menores, la División de Servicios a la Familia y menores y los Servicios para la Justicia de Jóvenes,
- el Departamento de Servicios Humanos, los distritos escolares y los proveedores de servicios con quienes ellos o los tribunales contraten (quienes no permitirán más acceso al registro), sino sólo para asuntos judiciales,
- personal judicial, pero sólo para lograr el propósito para el cual se presentó el registro
- una entidad gubernamental con la cual se comparte el registro bajo la Regla 4-202.10;
- la persona que presentó el registro;
- Cualquier persona por orden judicial.
Vea la Regla de Administración Judicial de Utah 4-202.03(5) para una lista completa.
Se permite el acceso a los registros legales de los tribunales de menores para lo siguiente:
- todos los que tengan acceso al registro social del tribunal de menores,
- una agencia del orden público,
- un Centro de Justicia para menores,
- un organismo público o privado que presta servicios a la persona del registro o a la familia del mismo y
- la víctima de un acto delictivo puede acceder la orden de resolución presentada contra el acusado.
Vea la Regla de Administración Judicial de Utah 4-202.03(6)
Casos con registros públicos y no públicos
En algunos casos, existirá una combinación de registros públicos y no públicos. Cualquier persona podrá ver si se ha presentado los documentos del caso y podrá ver la lista de los mismos con aquellas cosas que se han realizado en el caso. Sin embargo, acceso a los registros dependerá si es que el documento es público o no público. Algunos ejemplos de casos con una combinación de registros públicos y no públicos son:
- Custodia de los hijos y manutención
- Curatela
- Divorcio
- Tutela
- Cambios legales de sexo (incluyendo casos de cambios de ambos, de nombre y de sexo)
- Ordenes de protección
- Interdicto por acecho
En esta clase de casos, las peticiones y otras demandas son registros no públicos; sin embargo, las órdenes judiciales son registros públicos
Información en los registros judiciales que son no públicos
Algunas de las secciones de información en un registro público particular son no públicas. Algunos ejemplos son los datos personales tales como:
- Número de seguro social.
- Número de la licencia para conducir.
- Número de cuenta bancaria
- Apellido de un menor y fecha de nacimiento
- Dirección, número telefónico y correo electrónico de una persona que no es parte del caso.
La persona que presenta los documentos tiene la responsabilidad de que la información no pública no se incluya en un documento público. Para más información, vea la Sección para la información de sustitución de una información no pública.
En abril de 2011, los tribunales comenzaron a publicar la mayoría de registros públicos en el internet, mediante una inscripción en la base de datos XChange. Para más información de cómo encontrar los registros judiciales, vea la Página de internet de registros judiciales.
Para una lista completa de registros públicos y no públicos, vea la Regla de Administración Judicial 4-202.02
¿Quién tiene acceso a los registros judiciales privados?
Las siguientes personas podrán obtener acceso a un registro judicial privado:
- Una parte o el abogado de una parte;
- Una persona con interés en una demanda bajo el código uniforme de testamentarios
- La persona que presenta el registro.
- El objeto del registro o su abogado, o el padre o apoderado del objeto del registro, si es que el objeto es un menor no emancipado o bajo incapacidad legal, o una persona con un permiso notariado del objeto en el registro.
O sea, por ejemplo, el solicitante, el demandado y sus abogados pueden mirar y copiar los registros judiciales de su caso, aun si son privados; y en una petición para nombrar un tutor o curador, las personas con interés (cualquiera con el derecho de notificación de la petición) podrán también mirar y copiar los registros privados judiciales
Cómo resguardar de la otra parte sus datos personales
Los registros suelen estar disponibles a las partes en el caso, aun cuando sean privados. Algunas veces, si es necesario proteger la seguridad de una persona, la persona puede ocultarle a la otra parte sus datos personales. Los datos personales incluyen el domicilio, número de teléfono, y dirección de correo electrónico.
La persona que desea que sus datos personales sean salvaguardados deberá solicitarlo, y solamente se autorizará para los documentos relacionados con lo siguiente:
- Una orden de protección – Código de Utah Sección 78B-7-109(3)
- Interdicto por acecho – Código de Utah Sección 78B-7-701(2)
- Una orden de paternidad - Código de Utah Sección 62A-11-304.4(5)
- Una orden de custodia – Código de Utah Sección 78B-13-209(5) (Ley uniforme de jurisdicción y ejecución de custodia de menores)
- Una orden de manutención – Código de Utah Sección 78B-14-312 (Ley uniforme interestatal de manutención de la familia)
Los datos personales de la persona aún deberán ser presentados al tribunal, y podría ser necesario compartirlos con el alguacil o agente de entrega formal para la entrega formal de los documentos, o con otras agencias gubernamentales. La información no se comparte con el público ni con la otra parte excepto en las circunstancias descritas en los estatutos.
El declarante deberá omitir o editar la información no pública
La persona que presenta el documento deberá asegurarse de que no incluyó información no pública. Vea la Regla 4-202.09(10) del Código de Administración Judicial.
Si el declarante prepara el documento desde cero o llena un formulario judicial, deberá omitir cualquier información no pública. Los documentos preparados fuera del proceso judicial que contengan información no pública deberán ser editados para que no se pueda leer tal información no pública. Por ejemplo, en una copia de una declaración de impuestos que se presente al tribunal se deberá tachar el número de Seguro Social.
Los casos en la Corte Suprema de Utah o en el Tribunal de Apelaciones de Utah se rigen por una regla específica sobre información no pública. Si una presentación de documentos, incluyendo un apéndice contiene información no pública, el declarante también debe presentar una versión pública con toda esa información suprimida. La Ley de Procedimientos de Apelación de Utah 21(h) requiere que el declarante presente una versión no editada para el juez y una versión para el público que no contenga la información confidencial.
Los empleados del tribunal no editarán la información no pública en nombre del declarante.
Reemplazo de información por información no pública
A veces un estatuto o regla requerirá que usted provea la información no pública al tribunal. Por ejemplo, el nombre de un menor es confidencial, pero en una petición de divorcio, es necesario identificar al menor para propósito de custodia, régimen de visitas y manutención. La Regla 4-202.09(9) le permite incluir información suplida para algunas porciones comunes de información confidencial.
Si se requiere información no pública, incluya en el documento público solamente la siguiente información suplida:
- Número de seguro social: los últimos cuatro dígitos
- Número financiero u otro número de cuenta: los últimos cuatro dígitos
- Número de la licencia para conducir: el estado de emisión y los últimos cuatro dígitos
- El domicilio de quien no es parte: ciudad, estado y código postal
- Fecha de nacimiento de quien no es parte: mes y año de nacimiento.
- Nombre del menor: las iniciales
Usted aún tendrá que proveer al tribunal la información no pública, y deberá realizarlo en un documento por separado. Los tribunales tienen cuatro formularios enumerados abajo para proveer algunas de las porciones de información no pública más comunes del tribunal de forma confidencial.
Cuando usted presenta un registro no público, identifíquelo de esta forma al representante de servicios judiciales. Eso le ayudará a asegurarse que el documento sea clasificado correctamente y no hecho disponible al público por error.
Moción para clasificar un registro como no público
Si la información no pública en un documento es muy preponderante y no puede ser fácilmente omitido o si la presentación de la información no pública es el propósito principal del documento, presente una moción para clasificar el registro como confidencial (o protegido). Véase Regla 4-202.04.
No confunda esto con el pedido al tribunal de "sellar" el registro. Los registros sellados son inusuales, tales como los registros de adopción y los registros penales que han sido borrados. Los registros confidenciales y protegidos están guardados fuera de la vista del público, pero un registro sellado que fue materialmente hecho, nadie, ni siquiera una parte, puede ver o copiar el registro sin una orden judicial. Véase Regla 4-202.02(3), Regla 4-202.03(2), y Rule 4-205(4).
Formularios (información no pública)
- 1051GE
(Requierido en casos de custodia y manutención de menores)
- 1052GE
(Requierido si es necesario identificar a un menor)
- 1053GE
(Requierido si a una persona se le permite salvaguardar una direccion residencial de la otra parte)
Reglamentos (regulación de acceso a los registros judiciales)
- Regla 4-202. Propósito.
- Regla 4-202.01. Definiciones.
- Regla 4-202.02. Clasificación de registros.
- Regla 4-202.03. Acceso a los registros.
- Regla 4-202.04. Solicitud para tener acceso a un registro relacionado con un caso. Solicitud para clasificar un registro relacionado con un caso.
- Regla 4-202.05. Solicitud para tener acceso a un registro administrativo. Investigación. Solicitud para clasificar un registro administrativo, solicitud para crear un catálogo.
- Regla 4-202.06. Respuesta a la solicitud para tener acceso o clasificar un registro judicial.
- Regla 4-202.07. Apelaciones.
- Regla 4-202.08. Tarifa para los registros, información y servicios.
- Regla 4-202.09. Misceláneo.
- Regla 4-205. Seguridad de los registros judiciales.
- Ley de Procedimientos de Apelación de Utah 21(g). Información no pública en casos de apelación.